Helsingissä palkanmaksun ongelmat ovat jatkuneet kuukausia sen jälkeen, kun kaupunki keväällä siirtyi Sarastiaan.

Nyt asiakkaiksi tulevat Länsi-Uudenmaan, Kanta-Hämeen, Lapin, Kymenlaakson, Keski-Uudenmaan, Satakunnan sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueet.

"Minulla on hyvä luottamus."

Monica Hostio, Keski-Uusimaa

Lääkäreitä alueille siirtyy yhteensä noin 2 700.

Sarastian palkanhallinnon palveluihin siirtyvät hyvinvointialueet turkoosilla.

Hyvinvointialueiden tilanne eroaa kuitenkin Helsingistä.

Kaupunki laskee palkat itse käyttäen Sarastian järjestelmää. Hyvinvointialueilla taas palkanlaskennan kokonaisuuden tulee tuottamaan Sarastia. Se käyttää alueilla neljää erilaista palkanmaksujärjestelmää.

Sama järjestelmä kuin Helsingissä, S365 HR, tulee ainoastaan Länsi-Uudellemaalle.

Siirtyvien lääkäreiden määrässä mitattuina kaksi suurinta ja pienin hyvinvointialueista kertovat, miten tulevaan on varauduttu.

"Olen kohtuullisen luottavainen"

Valtaosalla Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle siirtyvistä lääkäreistä on jo nyt Sarastian S365 HR -palkanmaksujärjestelmä. Espoo otti sen käyttöön vuoden 2021 alussa, Kauniainen nyt lokakuussa. 

Lääkäreitä siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen noin 570.

Hyvinvointialueen HR-valmistelujohtaja Kimmo Sarekoski uskoo, että varautuminen on nyt helpompaa kuin Espoossa, kun järjestelmää on jo käytetty.

Isot riskit on tunnistettu.

Sarekoski listaa kolme kriittistä kohtaa: 1) siirtyvien tietojen oikeellisuus, 2) esihenkilöiden osaaminen ja 3) palvelukanavien pysyminen avoinna.

Ne voivat kaikki pettää. Espoossa niin osittain kävikin. Nyt varaudutaan esihenkilöiden valmentamisella, lähtötietojen testiajoilla ja tarjoamalla henkilöstölle tehostetun tuen palveluita siirtymän jälkeen.

"Lisiin saattaa liittyä ongelmia."

Kimmo Sarekoski, Länsi-Uusimaa

– Olen kohtuullisen luottavainen, että kyllä tämä onnistuu ja saadaan ainakin peruspalkat maksuun. Lisiin saattaa liittyä ongelmia, niitä tulee varmaan takautuvasti maksettua.

Omat maksetut lisät kannattaa siis tarkistaa ainakin alkuun. Tosin Sarastian palkkalaskelmaa on moitittu vaikeaselkoisuudesta ja pituudesta. Sarekoski kertoo, että siihen on lokakuussa saatu parannus.

Joitain virheitä tulee väistämättä. Silloin palvelukanavien toimivuus on avainasemassa, sanoo Sarekoski.

– Jos ei saa mitään vastausta, se aiheuttaa turhautumista. Mutta jos saa tiedon, että tässä oli virhe ja puuttuva lisäsi maksetaan takautuvasti, se voikin olla ok.

"Riskejä tietenkin on"

Palkanmaksu on jo ulkoistettu Sarastialle suurella osaa hyvinvointialueelle siirtyvistä organisaatioista Kanta-Hämeessä. Suurin muutos tulee koskemaan Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiriä, jossa on ollut oma palkanmaksu ja eri järjestelmä. Muutosta on tehty asteittain syksyn aikana.

Lääkäreitä siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen noin 570.

Työntekijän kannalta toimintatavat pysyvät pitkälti samoina, kertoo hyvinvointialueen HR-järjestelmien projektipäällikkö Ulla Palttala. Mitään isoja muutoksia prosessiin ei tehdä ainakaan heti. Yksi syy on se, että uusi organisaatio ei ole vielä valmis. Henkilöstöjohtaja aloitti marraskuussa.

– Valmistelutoimistossa teemme pakolliset toimet, että työnantaja pääsee aloittamaan. Huolehditaan, että arki rullaa. 

Palkanmaksun siirtymää on valmisteltu vuoden verran. Elokuussa tehtiin testikonversiot eli siirrettiin koko henkilöstön tiedot hyvinvointialueen palkkajärjestelmään. Mitään suurta ongelmaa ei Palttalan mukaan löytynyt. 

Mahdollisia muutoksia palkkatietoihin kerätään parhaillaan. Loppuvuoden poissaolot on pyydetty hakemaan hyvissä ajoin, jotta palkkatiedot olisivat mahdollisimman valmiita.

Palttala korostaa, että Kanta-Hämeen tilannetta ei voi verrata Helsinkiin, missä Sarastia on ollut järjestelmätoimittajan roolissa ja kaupunki itse laskenut palkat. Kanta-Hämeessä palkanlaskennan palvelut tuottaa Sarastia ja järjestelmä on CGI:n.

"Virheiden mahdollisuuksia on todella paljon."

Mika Kantola, Sarastia

Palttalan mukaan tilanne on ”ihan hyvä”. Voi olla, että joitain uusia työsuhteita tai poissaoloja ei ole alkuun palkkatiedoissa, mutta ne voidaan korjata.

– Riskejä tietenkin on, mutta en sano, että olisi odotettavissa ongelmia.

"Yhteistyö on toiminut hyvin"

Isoja muutoksia palkanlaskennan prosessiin tai järjestelmiin ei ole tulossa, kertoo Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstöjohtaja Monica Hostio. Kuntayhtymässä käytössä oleva CGI:n palkkajärjestelmä jatkaa. Palkanlaskenta on ulkoistettu Sarastialle tälläkin hetkellä. 

Lääkäreitä siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen noin 115.

Lääkärien suhteen on Hostion mukaan hyvä tilanne, koska kaikki ovat nykyisessä kuntayhtymässä.

Työntekijöiden tiedot pitää kuitenkin siirtää. Hostion mielestä se on hyvin suunniteltu. Erilaisia skenaarioita pohditaan päivittäin.

– Minulla on hyvä luottamus, että palkat menevät oikea-aikaisesti maksuun. Toki saattaa tulla yksittäisiä inhimillisiä virheitä.

Keski-Uudenmaan kuntayhtymä on tehnyt Sarastian kanssa yhteistyötä kolmisen vuotta. Se on toiminut Hostion mukaan hyvin, alkukankeuksien jälkeen. Huoliin on suhtauduttu vakavasti, ja niihin on haettu yhdessä ratkaisuja.

Hostio on seurannut sivusta Helsingin kriisiä.

– Tuntuu kummalliselta, että ongelmat ovat kestäneet niin pitkään. Yleensä ratkaisut on löydettävissä.