Toimiva omavalvontasuunnitelma ohjaa ­karikoiden läpi.

– Ainahan on tilanteita, että valvonta pettää.

Näin summaa Mikkelin vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja Niina Kaukonen. Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä Essoten omavalvonta- ja vastuualuehenkilö Kaukonen viittaa tapaukseen, jossa omavalvonta petti ostopalveluyksikkönä toimineessa palvelutalossa. Julkisuudessakin puidussa tapauksessa omavalvonnan pettäminen vaaransi asiakasturvallisuuden.

– Valvonta petti, vaikka olimme tehneet sinne suunniteltuja valvontakäyntejä, antaneet ohjausta ja neuvontaa sekä tehneet jälkikäteisvalvontaa, AVIn kanssa yhdessä ja erikseen, Kaukonen listaa.

Palvelutalon omavalvonnan vastuuhenkilö sai lopulta huomautuksen aluehallintovirastolta. Essote ei ole ohjannut uusia asiakkaita palvelutaloon epäselvyyksien vuoksi.

Omavalvonnan pettämisessä piileekin palvelunostajan kantilta miina, johon pitää varautua. Miinat pitää purkaa niin, että kaikki ymmärtävät omavalvonnan juridisen merkityksen.

Liiallinen luotto omavalvontaan saattaa kostautua ja vaarantaa asiakasturvallisuutta.

– Miten saamme tiedon yksiköistä, että jokin asia ei toimi? Palvelunostajan näkökulmasta tarvitaan vielä aktiivisempaa otetta. Ei riitä, että yksikön johtaja kertoo asioiden olevan kunnossa. Yksikön työntekijöitä pitää kuulla, jotta voimme varmistua siitä, toimitaanko kuten pitää ja onko omavalvonta ymmärretty käytännössä.

Essoten kaikissa sosiaalihuoltolain mukaisissa yksiköissä on omavalvontasuunnitelma, joka toimii arjessa perehdyttämisen ja johtamisen työvälineenä. Vanhus- ja vammaispalveluiden omavalvonnan vastuuhenkilöt ovat käyneet verkkokoulutuksen, josta he saavat "ajokortin" omavalvontaan. Terveydenhuollon yksiköissä on terveydenhuoltolain mukaiset laatu- ja potilasturvallisuussuunnitelmat.

– Koulutuksessa käydään konkreettisesti läpi kaikki asiat. Jokainen työntekijä tietää sen jälkeen, missä omavalvontasuunnitelma on ja mitä se tarkoittaa. Suunnitelman avulla ennakoidaan koko ajan riskejä.

Kaukosen mukaan omavalvonnan kehittämisessä riittää silti tekemistä. Suunnitelma paperilla ei ole minkään arvoinen, jos sitä ei noudateta käytännössä.

– Paperilla voi olla hienoja suunnitelmia, mutta käytäntö osoittaa niiden toimivuuden. Henkilökunnan pitää tietää mistä puhutaan. Siksi suunnitelmat täytyy jalkauttaa entistä enemmän työntekijöiden tasolle, jossa niitä voidaan käsitellä ja käydä läpi yhdessä.

Omavalvonnan nimetyt vastuuhenkilöt vastaavat omavalvonnan toiminnasta. Vastuuhenkilöt on aina koulutettu tehtävään. He sitouttavat henkilökunnan omavalvontasuunnitelman noudattamiseen.

– Omavalvonta ei elä arjessa, ellei asioita kerrata jatkuvasti.

Suunnitelma ohjaa kaikkea tekemistä Espoossa

Espoon sairaalassa omavalvontasuunnitelma eli laatu- ja potilasturvallisuussuunnitelma ohjaa kaikkea tekemistä. Suunnitelman sisältämät ohjeistukset olivat ennen erillään toisistaan, mutta uuden sairaalan aloittaessa viime keväänä ohjeistus koottiin yhteen paikkaan.

– Suunnitelmat ovat olleet aikaisemmin erillisinä dokumentteina, mutta kaikki on nyt koottu ensimmäistä kertaa tähän malliin yhteen. Verkosta löytyvässä omavalvontasuunnitelmassa on julkista tietoa mutta myös linkkejä meidän sisäisiin ohjeisiimme, kertoo Espoon sairaalan johtava ylilääkäri Roope Leppänen.

Espoossa ohjeiden tärkeys korostuu, koska uusissa tiloissa on niin paljon uutta opittavaa. Toimintatapoja on jouduttu miettimään uusiksi.

– Pitää muistaa, että emme ole valmiita tai tule valmiiksi. On kehityttävä koko ajan, summaa Leppänen.

Yksi tapa kehittää toimintaa tulee asiakaspalautteen kautta. Kehittäminen onnistuu, jos saatu palaute on aitoa.

– Muistutuksen kautta voi tulla konkreettisia asioita, joita voimme korjata. Silloin voimme puuttua niihin juurisyihin, jotka ovat menneet pieleen.

Palautetta espoolaiset saavat koko ajan HaiPro-järjestelmästä. Pieniin epäkohtiin reagoidaan heti työyksikössä tai osastolla. Mitä vakavampi tapaus, sitä ylemmälle johtoportaalle se viedään käsiteltäväksi.

– Tarvittaessa tapaus voidaan tuoda koko sosiaali- ja terveystoimen johdon käsittelyyn.

Suunnitelmat kaikkien nähtäväksi

Kaukosen mukaan Essoten alueella erityisesti omaiset ovat aktivoituneet lukemaan omavalvontasuunnitelmia. Vieraillessaan omaisten luona esimerkiksi palvelutalossa he voivat seurata, toteutuvatko asiat, joita on kirjattu yksikön omavalvontasuunnitelmaan. Lain mukaan sosiaalihuollon suunnitelmat pitää olla julkisesti nähtävillä esimerkiksi ilmoitustaululla, ei esimiehen työhuoneessa lukkojen takana. Terveydenhuoltolaissa ei ole samaa velvoitetta.

– Ei peitellä asioita, vaan niiden pitää olla läpinäkyviä. Aina kun meille tulee epäkohtailmoitus, tarkistamme myös, mitä omavalvontasuunnitelmaan on kirjattu. Jos se ei ole toteutunut, puutumme asiaan välittömästi ja olemme yhteydessä yksikköön, josta ilmoitus on tullut ja AVIin, Kaukonen jatkaa.

Tämän jälkeen valvotaan ja kirjataan kaikki toimenpiteet, jotka tehdään tilanteen korjaamiseksi.

– Suurin osa palveluntuottajista toimii esimerkillisesti ja yhteistyössä näissä tilanteissa.

Espoossa omavalvontasuunnitelmassa on kiinnitetty erityistä huomiota myös asiakastyytyväisyyden mittaamiseen. Tämä ei ole julkisessa terveydenhuollossa arkipäivää.

– Mittaamme tyytyväisyyttä kokonaistyytyväisyyteen ja keskiarvoon perustuvalla NPS-mittarilla. Se on laajalti käytössä yksityisellä puolella, muttei julkisella, Leppänen kertoo.

Uskalletaan puhua epäkohdista

Espoon sairaalan käytävillä kävellessä ei voi olla huomaamatta kameravalvontaa ja kulunvalvontaa. Leppänen vakuuttaa, että tekniikka ei ole kyttäämistä varten, vaikka sillä on iso rooli toimivassa omavalvonnassa.

– Kameravalvontaa ja kulunvalvontaa tarvitaan, mutta niiden pitää olla huomaamatonta. Emme seuraa, kuka avasi minkäkin oven, ellemme huomaa jonkin olevan pielessä.

Tekniikan avulla syyllisiä ei tarvitse etsiä kissojen ja koirien kanssa.

– Jos epäilemme jonkun vievän lääkkeitä, tekniikan ansiosta syyllistä ei tarvitse kaivaa esille ihmisjoukosta. Kulunvalvonnan aikaleiman avulla löydämme heti oikean henkilön, jolloin voimme selvittää tapauksen.

Hetket, jolloin potilas saapuu sairaalaan tai hänet kotiutetaan, ovat Leppäsen mukaan kriittisimmät paikat, jolloin omavalvonta voi pettää.

Esimerkiksi Espoon sairaalaan saapuvista potilaista valtaosa tulee HUS:n päivystyksestä tai erikoissairaanhoidosta. Tuolloin he ylittävät näkymättömän raja-aidan kahden tietojärjestelmän välillä.

– Kotiutusprosesseissa on mukana paljon ihmisiä. Viestikapulan siirtyessä riskit ovat kaikkein suurimmat.

Valtaosa Espoossa esiintyvistä haittatapahtumista liittyy lääkehoitoon:

– Lääkkeen antaminen, merkitseminen ja apteekista tuominen. Lääkehoidon ketjussa on niin monta kohtaa, joten se aiheuttaa meille eniten haittatapahtumia, vaikka olemme yrittäneet kitkeä niitä.

Kaukonen muistuttaa, että omavalvonta toimii ainoastaan, jos sitä tehdään henkilökunnan kanssa yhteistyössä ilman syyllistämiskulttuuria. Silloin palautteeseen ja epäkohtiin suhtaudutaan oikealla tavalla.

– Niitä ei oteta syyllistämisenä, vaan ne käydään läpi heti. Toimintaohjeet kertovat miten toimitaan. Organisaatiokulttuurin pitää olla sellainen, että uskalletaan tulla asian kanssa esiin. Asia käsitellään ja mennään eteenpäin. Minun mielestäni se on ollut parasta tässä koko asiassa.

Kaukosen mukaan organisaatiokulttuurin muuttaminen pois salailevasta syyllistämiskulttuurista ei käy hetkessä.

– Se vaatii opettelua, kouluttautumista ja asioiden käsittelyä yhdessä. Päämääränä on aina asiakkaiden hyvä hoiva ja hoito.

Tulevaisuus myllertää omavalvonnan

Pirstaloituneella terveydenhuollon kentällä omavalvonnan merkitys kasvaa. Sote-uudistus yhdistää Valviran ja aluehallintovirastot Valtion lupa- ja valvontavirastoksi (LUOVA). Samalla mullistuisi terveydenhuollon valvonta, kun valvonta keskittyy yhden katon alle.

Pohjois-Suomen aluehallintoviraston aluehallintoylilääkäri Hannele Havangan mukaan toiminta selkeytyy, kun töitä ei enää tehdä ristiin.

– Turhat raja-aidat poistuvat. Laissa on määritelty jo nyt Valviran ja AVIn tehtävänjako, mutta käytännössä välillä on jouduttu miettimään, kummalle mikäkin asia kuuluu. Jatkossa saamme asiantuntijuuden käyttöön ihan eri tavalla.

LUOVAlla olisi 18 alueellista toimipistettä, mutta se ei tekisi AVIn tapaan enää alueellista valvontaa siten, että Oulun toimipiste valvoisi esimerkiksi Oulun aluetta tai Rovaniemen Lappia. Tehtäviä ja osaamista keskitetään.

– Se mikä osaa jonkin osa-alueen rajat, keskittyy siihen. Siksi tarvitsemme tiedon, mitä millekin organisaation osalle kuuluu. Muuten maakunnat eivät pysty pitämään palveluntuottajien joukkoa hanskassa. Tulevaisuudessa maakunnilla on laaja valvontavastuu sekä tuottamistaan että hankkimistaan palveluista, sanoo Havanka.

Tässä korostuukin omavalvonnan merkitys. Ilman sitä tulevaisuuden pirstaloitunutta terveydenhuollon kenttää ei pystytä valvomaan. Omanvalvontasuunnitelma on oltava tuolloin jokaisella organisaatiolla.

– Muuten tätä tulevaa viritelmää ei pystytä valvomaan.

Suunnitelma on konkreettinen

Omavalvontasuunnitelma pitää olla yksiköiden lisäksi organisaatioilla, jotka valvovat yksiköitä. Lisäksi tulevaisuudessa suunnitelma pitää olla maakunnalla, joka ostaa tai tuottaa palveluita. Havanka muistuttaa, että suunnitelma on aina konkreettinen.

– Niissä ei voi käyttää virkapassiivia, kuten tehdään, valvotaan, suunnitellaan, hoidetaan, vastataan, vaan sieltä pitää konkreettisesti näkyä, kuka vastaa.

Hyvä suunnitelma varmistaa osaltaan asiakas- ja potilasturvallisuuden. Sen avulla pyritään parantamaan laatua jo ennakkoon ja ehkäisemään epäasiallisia hoito- ja toimintokäytäntöjä.

– Ajatus on, että toimintayksikkö itse ehkäisisi virheellistä toimintaa, jotta ulkopuolelta tulevaa valvontaa tarvittaisiin vähemmän. Kaikilla on samanlaiset pelisäännöt.

Pitää päivittää ja noudattaa

Hienotkaan suunnitelmat eivät auta, jos niitä ei päivitetä ja noudateta. Havanka on huomannut, että esimerkiksi tartuntatautilain muutoksia ei ole huomioitu yksiköiden omavalvontasuunnitelmissa.

– Omavalvonta ei saa olla kuollut ja mapitettu paperinippu, vaan sen pitää olla elävä ja toimiva, jota päivitetään sitä mukaan kun uusia vaateita tai muutoksia tulee organisaatioon. Esimerkiksi vastuuhenkilöiden muutoksista pitää ilmoittaa, mutta näin ei aina tapahdu, Havanka ihmettelee.

Jokainen palvelun tuottaja valvoo itse toimintaansa

•Omavalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että potilas saa laadukasta ja turvallista hoitoa.

•Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan kaikki toimenpiteet, joilla valvotaan säännöllisesti toimintayksikköjä, henkilökunnan toimintaa sekä tuotettujen palvelujen laatua.

•Suunnitelmassa pitää tulla esille mm. käytettävissä olevat tilat, henkilöstö, lääkehoitosuunnitelma, haitta-tapahtumien seuranta ja palautejärjestelmät.

•Vastuu suunnitelman laadinnasta ja noudattamisesta on terveydenhuollon yksikön vastaavalla johtajalla.

•Suunnitelmaan tulisi kirjata tiedot palvelun tuottajasta, toimipaikkojen nimet ja osoitteet, vastaavan johtajan tiedot, toiminnan kuvaus ja laadunhallinta, henkilökuntaan liittyvät tiedot, tilat sekä laitteet.