Satakunnan keskussairaalan päivystyksessä kyllästyttiin turhien ja väärien asioiden tekemiseen, ihmisten ja tarvikkeiden etsimiseen, odotteluun ja hosumiseen - eli sähläykseen.

Tiesitkö, että vain 50-60 prosenttia kokonaistyöajasta on tehollista työaikaa? Osa ajasta kuluu lomiin, koulutuksiin, perehdyttämiseen tai sairastamiseen. Välillä pitää myös ajatella, suunnitella ja hengähtää.

Aikaa menee kuitenkin myös sähläykseen eli asioihin, jotka vaikeuttavat työn tekemistä ja jopa työssä viihtymistä.

- Kiire on eri asia kuin sählääminen. Esimerkiksi päivystyksessä on ajoittain kovaakin työpainetta, jolloin väärien asioiden tekeminen kostautuu hiljaista aikaa pahemmin. Olisi tärkeä saada kehitettyä sairaalan toimintaa sujuvaksi, jolloin tiimi marssii samaan tahtiin, pohtii Satakunnan keskussairaalan ensihoidon ja päivystyksen toimialajohtaja Eija Vaula.

Jos sähläys vähenee, turha työkin vähenee. Tämä hillitsee kustannusten kasvua, ja potilaatkin hyötyvät.

Siksi Satakunnan keskussairaala lähti mukaan kehittämisprojektiin, jonka toteutti Lapin yliopiston tutkijan Marko Kestin yritys. Rahoittajana oli Työsuojelurahasto.

Huomio hiljaisiin signaaleihin

Sairaalan tuottavuus ei perustu potilasvirtojen mittaamiseen tai askelten laskemiseen työpaikalla, katsoo Marko Kesti.

Kesti on kehittänyt laskentamalleja ja sähköisiä työkaluja, joilla selvitetään, miten henkilöstön kehittäminen tuottaa organisaatiolle liiketoiminnallisia hyötyjä. Hänen mukaansa organisaatioidenhaasteina ovat henkilöstöpääoman kytkeminen johtamiseen ja jatkuvan kehittämisen ylläpito.

Kesti on tutkinut niin sanottuja hiljaisia signaaleja. Ne ovat organisaation toimintaa ohjaavia näkemyksiä ja tuntemuksia, jotka kumpuavat henkilöstön kokemuksista.

- Henkilöstön kokemien kehittämistarpeiden perusteella kehittämisprosessissa toteutetaan työyhteisö- ja ryhmäkohtaisia optimaalisia parannuksia eli työelämäinnovaatioita. Ne ovat suhteellisen pieniä työn sujuvuutta parantavia toimenpiteitä, joiden yhteisvaikutus näkyy tuottavuuden ja kapasiteetin nousuna - siis sähläyksen vähenemisenä, kuvailee Kesti.

Hyssyttely pois

Satakunnan keskussairaalan projekti kesti vuoden.

- Ensiksi keräsimme valtavan määrän dataa päivystyksen henkilöstöstä ja sen toiminnan tuloslukuja. Tavoitteena oli rakentaa mittareita tuottavuudelle ja selvittää, miten työn kehittäminen vaikuttaa henkilöstötuottavuuden tunnuslukuihin, esimerkiksi sairauspoissaoloihin, kertoo sairaanhoitopiirin työhyvinvointipäällikkö FT Katri Mannermaa.

Mannermaa on itse väitellyt tiedon jalostamisesta yksityisessä ja julkisessa työterveyshuollossa.

Mannermaan mukaan hankkeessa kaikki päivystyspoliklinikan työntekijät pyrittiin saamaan mukaan yhteisiin ideointityöpajoihin. Kehittämiskohteita ja ideoita pyydettiin kaikilta, ja osa palautteesta oli rankkaakin.

- Hyssyttely ei ollutkaan tavoitteena, ja kertyneet noin 150 ideaa ovat tallessa. Osa niistä toteutettiin nopeasti. Osa vielä odottaa, mutta mitään ei hukata. Esimiesten kanssa on sovittu, että yksi aloite kerrallaan otetaan käsiteltäväksi.

Julkinen sektori kaipaa omia mittareita

Mannermaan mukaan kehitystyössä pitää olla mittareita.

- Esimerkiksi tässä projektissa todettiin tuloksissa, että viideksi kehittämistyöryhmäksi jaetun yksikön jokainen ryhmä tuotti keskimäärin 7,3 ideaa, kun suositus on 4-5. Etenkin toimintakulttuuria ja yhteistyötä saatiin kehittymään hankkeen aikana. Mittasimme myös asiakaspalveluprosessin sujuvuutta ja työkykyä.

Tehokkuutta satakuntalaiset mittasivat Marko Kestin laatiman sähköisen työkalun avulla. Tulosten arvioinnissa heräsi toive oman tehokkuustavoitteen saamiseksi juuri kuntasektorille.

- Julkisen sektorin terveydenhuollon organisaatioista puuttuu yhä työkaluja linkittää toisiinsa henkilöstöön ja työn tekemiseen liittyviä lukuja. Meillähän on paljon tehtäviä, joita yksityisellä sektorilla ei ole, teollisista prosesseista puhumattakaan. Mallit on liian usein kehitetty mittaamaan teollisuutta, Mannermaa toteaa.

Eija Vaulan mukaan potilaan saaman hoidon laatua voi mitata tietyillä kriteereillä, joiden yhteensovittaminen on tärkeää.

- Vaikuttava hoito on tärkein tavoite. Sairaaloissa ei kuitenkaan ole totuttu puhumaan esimerkiksi hyvästä palvelusta, jota arvioidaan vaikkapa kaupassa. Potilasturvallisuutta voidaan mitata hoitovahinkojen määrillä, mutta pitäisi saada tietoa myös potilastyytyväisyydestä, joka on sidoksissa turvallisuuteen ja henkilöstön työviihtyvyyteen.

Vaulan mielestä pyörää ei tarvitse keksiä joka paikassa uudelleen. Satakunnan keskussairaala on mukana toisessakin kehityshankkeessa, jossa toistakymmentä isoa yhteispäivystystä pyörittävää sairaalaa kokoontuu Nordic Health Care Groupin pari kertaa vuodessa järjestämään tapahtumaan vaihtamaan kokemuksia ja saamaan oppia muilta.

Vaula pitää tilaisuuksia erittäin antoisina. Monet ongelmat ovat yhteisiä, joten ratkaisutkin voivat olla samankaltaisia.

Työtehtävän suorittaminen ei enää riitä

Sähläystä vähentämään pyrkivässä projektissa saatiin aiempaa tarkempaa tietoa esimerkiksi siitä, että työpisteessä, jossa esimiehen toimintaan oltiin tyytyväisiä, myös työn tuottavuus oli suurempaa.

Eija Vaulan mukaan esimiesten rooli näkyy työviihtyvyydessä ja siinä, että työ koetaan mielekkääksi. Silti jokaisella työntekijällä on vastuu omasta työstään, työilmapiiristä sekä tiedonkulutusta.Parhaat ideat tulevat työntekijöiltä. Johdon rooli on arvioida, voiko niitä soveltaa käytäntöön ja miten.

Vaulan mukaan lääkäri saattaa joskus työn luonteesta johtuen ajatella, että työpaikalla käydään suorittamassa itsenäisiä toimenpiteitä.

- Lääketieteen ja menetelmien kehittyminen on muuttanut työtä entistä enemmän tiimityön suuntaan, jolloin jokaisella on vastuu myös tiimin selviytymisestä. Potilaan hoito on prosessi, jossa jokainen vaihe tärkeä. Olemmekin luoneet muutamista hoitoketjuista prosessikuvauksia, jotta kaikille olisi selvää, miten esimerkiksi aivoverenkierron häiriöstä kärsivä potilas etenee sairaalassa.

Näin Satakunnan keskussairaala onnistui

➤ Esimiestoiminta selkiytyi ja motivaatio kasvoi.

➤ Tiedonkulku parani osastotunneilla ja prosessikuvauksilla.

➤ Mahdollisuudet työnohjaukseen laajenivat.

➤ Itseohjautuvuus lisääntyi esimerkiksi pelisääntöjen ja huoneentaulujen laatimisen avulla.

➤ Työvuorosuunnittelu parani.

➤ Rohkeus ja positiivisuus lisääntyivät. Työntekijät uskaltavat tuoda epäkohtia esille.

Lähde: Vaikuttavuutta henkilöstötuottavuuden kehittämiseen. Loppuraportti. TSR ja Mcompetence Oy.

Kiire ei saa estää kehittämistyötä

"Henkilökunnasta tokaistaan ajoittain, eikö voisi olla sellaista aikaa, ettei kehitettäisi mitään. Tehtäisiin vain töitä. Ei voi! It-ratkaisut, hoitosuositukset sekä tutkimus- ja hoitomenetelmät muuttuvat terveydenhuollossa koko ajan. Potilaiden odotuksetkin muuttuvat.

Aikapula on yksi suurimpia haasteita kehittämistyössä. Kaikilla pitäisi olla mahdollisuus osallistua siihen. Kehittäminen ei ole vain esimiesten vastuulla. Uusia kehittämishankkeita on helppo suunnitella, mutta vaatii aikaa ja vaivaa, jotta muutokset saadaan jalkautettua arkeen."

Eija Vaula, ensihoidon ja päivystyksen toimialajohtaja, Satakunnan keskussairaala