Mitä työterveyshuollon tulee tietää tietosuojasta?

Liittoon tulee usein tietosuojaan ­liittyviä kysymyksiä. Työterveys­lääkärin on hyvä ymmärtää tietosuojalain­säädännön perusteet sekä omasta että työnantajan ­näkökulmasta.

Työterveyshuoltopalveluiden tuottamisen erityispiirteenä on asetelma, jossa asiakkaana on potilaan lisäksi aina myös asiakasyritys.

Asiakasyritys on potilassuhteessa sivullinen, mutta samalla tärkeä työterveyshuollon yhteistoiminnan kumppani. Tämä asettaa haasteita sille, mitä tietoja voidaan eri tilanteissa käsitellä.

Lääkäri ei saa luovuttaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja, jos siihen ei ole potilaan kirjallista suostumusta taikka luovutukseen oikeuttavaa tai velvoittavaa lain säännöstä. Myös työnantaja on laissa tarkoitettu sivullinen. Luovutettaessa tietoja olisikin aina selvitettävä, minkä lain perusteella ja missä laajuudessa luovutus on oikeutettu. Siksi hyvänä muistisääntönä onkin, että kaikki terveydentilaa koskeva arkaluonteinen informaatio työnantajalle kulkee aina työntekijän kautta.

Mikä tieto on arkaluonteista?

Lain mukaan arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat henkilön terveydentilaa, sairautta ja sen laatua, vammaisuutta tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia. Sen sijaan esimerkiksi pelkkä tieto sairaslomalla olemisesta ei yksistään ole arkaluonteinen terveydentilaa kuvaava henkilötieto.

Jos peruste tietojen saamiselle on olemassa, voi työnantaja käsitellä tietoja tällöinkin vain asiallisesti perusteltuja käyttötarkoituksia varten. Terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Menettelytavat tulisi kirjata toimintaohjeiksi ja käsitellä yhteistoimintamenettelyssä. Työntekijä ei voi myöskään etukäteisesti antaa työnantajalle lupaa kaikkien tulevien terveystietojensa käsittelyyn.

Yleensä työ- ja virkaehtosopimuksissa edellytetään, että sairausajan palkan maksamiseksi työntekijän on toimittava työnantajalle lääkärintodistus diagnoositietoineen. Jos työntekijä ei toimita terveydentilatietoja työnantajalle, on kyse työ- tai virkamiesoikeudellisesta sääntelystä, joka voi vaikuttaa palkanmaksuun, mutta ei laajenna oikeutta tietojenluovutukseen. Työterveyshuolto ei siten saa tällöinkään luovuttaa oma-aloitteisesti arkaluonteista tietoa työnantajalle.

Työnantajalla on kuitenkin oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, jos tieto saadaan työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan suorittamiseksi ja poissaolon syyn selvittämiseksi. Tästä huolimatta suosituksena on, että työkykyneuvottelussakaan ei käsitellä yksittäisiä terveydentilatietoja, vaan tulisi keskittyä siihen, millaisin käytännön toimin voidaan tukea työntekijän työkykyä sekä muokata työtehtäviä ja -järjestelyjä.

Raportointivelvollisuus

Työterveyshuollon palvelujen tuottajan on annettava työntekijöille ja työnantajalle tarpeellisia tietoja työssä ja työpaikan olosuhteissa esiintyvistä terveyden vaaroista ja haitoista sekä niiden torjuntakeinoista. Tiedot annetaan tavallisesti jatkuvana tai toistuvina raportteina vaikkapa sairaustyypeittäin. Raportit eivät saa sisältää tietoja, joita voidaan suoraan yhdistää henkilöön.

Työnantajalla, työpaikan työsuojelutoimikunnalla ja työsuojeluvaltuutetulla on lisäksi oikeus saada työterveyshuoltotehtävissä toimivilta henkilöiltä sellaisia näiden asemansa perusteella saamia tietoja, joilla on merkitystä työntekijöiden terveyden sekä työpaikan olosuhteiden terveellisyyden kehittämisen kannalta. Lääkärin on esimerkiksi annettava sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä kirjallinen lausunto terveystarkastusten johtopäätöksistä ja niiden perusteella aiheutuvista työsuojelutoimista.

Työnantajalle voidaan ilmoittaa vain, soveltuuko tai kykeneekö henkilö suunniteltuun työhön vai ei. Mahdolliset työskentelyyn liittyvät rajoitukset on ilmoitettava siten, ettei terveydentilaan liittyviä yksityiskohtaisia tietoja ilmaista.

Työterveyshuollon potilasrekistereistä

Työterveyshuolto toimii työterveyshuollon potilasrekisterien pitäjänä.

Työnantaja ei siis ole työntekijää koskevien tietojen rekisterinpitäjä eikä tällä ole oikeutta yksittäisiin terveydentilaa koskeviin tietoihin ja potilasasiakirjoihin. Työterveyshuollon potilasrekisterin tulee myös olla järjestetty erillisenä muista potilastiedoista ja lisäksi työnantajakohtaisesti.

Laki velvoittaa lisäksi työnantajan ilmoittamaan muualla kirjoitetusta poissaolosta työterveyshuoltoon, kun sairausloma on kestänyt 30 päivää.

Ilmoitus ei edellytä kuitenkaan tiedon toimittamista lääkärinlausuntoa tai -todistusta käyttäen.

Kirjoittaja on Lääkäriliiton lakimies.

esimerkkejä

POTILASREKISTERI

Työterveyslääkäri on samalla lääkäriasemalla tallentanut samasta potilaasta tietoja yksityisvastaanottonsa potilasrekisteriin.

Potilasrekisterien erillisyydestä seuraa, että työterveyslääkäri ei saa ilman potilaan suostumusta käyttää tässä tehtävässään tietoja, jotka hän on yksityisvastaanotolla kirjannut. Teknisesti rekisterinpitäjänä on sama toimintayksikkö (lääkäriasema) ja lääkärillä on myös tekninen käyttöyhteys sekä käyttöoikeus ja asiallinen yhteys molempiin rekistereihin, mutta eri rooleissa. Rekisteritietojen käyttäminen ristiin voidaan kuitenkin järjestää, jos potilas tähän suostuu.

Poikkeuksellisesti asiassa riittää potilastietoihin kirjattu suullinen suostumus, koska tieto luovutetaan toiselle terveydenhuollon toimijalle.

HUUMAUSAINETESTIT

Terveydenhoitoalan työntekijä tulee kiinnijäämisen pelossa tunnustamaan työterveyshuoltoon huumausaineiden väärinkäytön. Hänet ohjataan ilmoittamaan asiasta esimiehelleen sekä otetaan pyynnöstä huumausainetestit. Työntekijä ei kehotuksesta huolimatta ilmoittanut asiasta esimiehelle, mutta työnantaja oli hieman tämän jälkeen perustellun epäilyn perusteella velvoittanut työntekijää testeihin.

Työelämän tietosuojalaki edellyttää, että kaikissa tapauksissa työnhakija tai työntekijä toimittaa itse tiedot huumausainetestistä työnantajalle. Jokaista testiä varten tulee olla nimenomainen suostumus ja työsuhteen kestäessä testin tekemiselle asetetaan määräaika. Vaikka alkuperäinen testi olisi työnantajan työterveyshuollon kustantama, ei alkuperäistä testiä olisi voinut käyttää työntekijää vastaan.