Ajanpuute hankintojen valmisteluvaiheessa on iso ongelma kuntien palveluhankinnoissa. Suunnitteluvaiheessa tarvitaan myös enemmän keskustelua mahdollisten tarjoajien kanssa.

Palveluhankinnan suunnitteluun ja vuoropuheluun mahdollisten tarjoajien kanssa täytyy varata runsaasti aikaa. Valmisteluvaiheessa kommunikaation pitää olla avointa joka suuntaan. Myös asiakkaalta kannattaa kysyä, minkälaista olisi hyvä palvelu.

Tällaisen ohjeen tiivistää tutkimustuloksistaan hallintotieteiden maisteri Ilona Lundström, joka väittelee kuntien palveluhankintojen murroksesta. Hän selvitti väitöstutkimuksessaan kuntien palveluhankintojen kilpailuttamisessa esiintyviä ongelmia ja niiden syitä.

Terveyspalvelujen hankinnan ongelmat ovat Lundströmin mukaan yleisesti ottaen samoja kuin palveluhankinnoissa ylipäätään. Suurimpina ongelmina hän pitää hankintojen valmisteluvaiheen ajanpuutetta ja vuoropuhelun puutetta ostajan ja mahdollisten tarjoajien kesken.

– Kiire painaa päälle eikä ole aikaa pysähtyä miettimään, mitä todella halutaan ja millä keinoilla. Ei käytetä aikaa sen varmistamiseen, että saadaan tosiaan sellainen sopimus kuin halutaan.

Lundströmin mukaan ostajat ja mahdolliset tarjoajat eivät myöskään keskustele siitä, mitä ostaja itse asiassa tarvitsee ja mitkä ovat myyjäpuolen ratkaisut siihen.

– Tehdäkseen hyvän hankinnan ostajan täytyy olla hyvin tietoinen siitä, mitä kentällä on tarjota, ja ymmärtää palvelun tuottamisen ja liiketoiminnan logiikkaa. Vasta kun osapuolet ymmärtävät toisiaan, voidaan puhua hankinnan näkökulmasta hyvästä lopputuloksesta.

Ongelmat kertautuvat

Lundströmin mukaan ongelmat tavallaan kertautuvat koko hankintaprosessin ajan.

– Jos ei ole kirkasta kuvaa siitä, mitä ostetaan ja millä ehdoin, niin kuinka tarjousvertailu tehdään. Ja jos tarjousvertailu nilkuttaa, kuinka tehdään hankintapäätös. Ja jos hankintapäätös nilkuttaa, ollaan seuraavaksi markkinaoikeudessa. Syntyy dominoefekti tai yksittäinen ajansäästö realisoituu ongelmana hankintaprosessin myöhemmässä vaiheessa.

Ongelmia aiheuttaa myös hankintalain byrokraattisuus: hankintaprosessin määrämuotoisuus ja lakiin tiukasti sidottu tekemisen tapa. Lundströmin mukaan ostajat ja myyjät haluaisivat käydä keskustelua ja muodostaa kumppanuuksia paljon vapaammin, mutta byrokratiamuuri aiheuttaa ongelmia

– Hankintalaki määrittää pelisäännöt niin, että jos valitaan tietty menettely, sitä noudatetaan ja kommunikaatio on säädeltyä matkan varrella. Tarjouksiin ei esimerkiksi voi pyytää mielin määrin tarkennuksia.

Vaikka kommunikaatio on tiukasti säädeltyä hankintaprosessin tietyissä vaiheissa, se ei ole sitä koko ajan, Lundström muistuttaa.

– Valmisteluvaiheen vapautta pitäisi hyödyntää. Siten ehkäistäisiin paljon ongelmia.

Suvi Sariola
Kuva: Vesa-Matti Väärä