Luonnos suomalaiseksi ohjeeksi sähköpostin käytöstä potilas-lääkärisuhteessa

1. Johdanto

Lääkärin ja potilaan välinen vuorovaikutus on oleellisin osa potilas-lääkärisuhdetta. Vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi voidaan käyttää myös sähköpostia, joka tarjoaa uuden tehokkaan tavan lähettää ja vastaanottaa tietoa.

Sähköisten tietoverkkojen käyttö on avannut lääketieteelle uusia mahdollisuuksia potilaan hoitamiseksi välimatkasta riippumatta. Suomen Lääkäriliitto on hyväksynyt telelääketiedettä koskevat eettiset ohjeet.

Sähköposti on hyödyllinen lääkärin ja potilaan välisessä vuorovaikutuksessa ennen kaikkea suoran yhteydenpidon täydentäjänä, ei sen korvaajana. Monimutkainen tieto, jota voi olla vaikeaa ymmärtää, potilaan kannalta huonot uutiset tai muut tiedot, joiden antamisessa voidaan tarvita henkilökohtaista tukea, pitäisi mieluummin välittää henkilökohtaisesti.

2. Määritelmät

Sähköposti on sähköisessä muodossa välitetty viesti. Lähettäjä laatii viestin tietokoneellaan ja lähettää sen tietoverkkoja pitkin vastaanottajan tietokoneeseen (Euroopan Komissio: Telemedical Glossary 2001).

Sähköposti potilas-lääkärisuhteessa tarkoittaa tässä ohjeessa ammattiin liittyvää yhteydenpitoa, joka auttaa lääkäriä ja hänen kanssaan työskenteleviä täyttämään ammattiin liittyvät velvoitteensa ja potilasta pitämään yhteyttä lääkäriinsä hoidon ja sen seurannan yhteydessä.

Reaaliaikainen viestintä tarkoittaa sähköpostien vaihtoa online-tilassa.

3. Ohjeiden tarkoitus

Näiden ohjeiden tarkoituksena on antaa lääkärille ja hänen kanssaan työskenteleville muille terveydenhuollon ammattihenkilöille käytännön ohjeita heidän ryhtyessään soveltamaan sähköpostia potilas-lääkärisuhteen apuna. Nämä ohjeet ovat vähimmäisvaatimus, kun potilaan kanssa käytävälle sähköiselle viestinnälle halutaan asettaa ammatilliset laatuvaatimukset ja oikea eettinen pohja.

4. Sähköposti terveydenhuollossa, hyödyt ja haitat

4.1. Hyödyt

Sähköposti tarjoaa nopean, halvan ja joustavan yhteydenpitotavan, joka ei ole sidottu aikaan tai paikkaan. Sähköposti antaa potilaille ja terveydenhuoltohenkilöstölle harkinta-aikaa vastauksia varten. Tämän vuoksi on suositeltavaa käyttää sähköpostia eikä reaaliaikaista sähköpostien vaihtoa terveydenhuollossa.

Sähköpostista syntyy myös asiakirja. Näin potilaalle jää merkintä lääkärin tai terveydenhoitohenkilön ohjeista, jotka muutoin voisivat unohtua. Vastaavasti lääkärille jää annetusta ohjeesta dokumentti. Muistiinpanojen tallennettavuus lisää molempien osapuolten oikeudellista suojaa.

4.2. Haitat

Teknisiä, lainsäädännöllisiä ja muita ongelmia saattaa ilmetä sähköpostien vaihdossa. Esimerkiksi:

-verkkoyhteyksien katkeaminen

-tiedon vuotaminen

-tiedon tuhoutuminen virusten tai teknisten syiden takia

-tietosuojan pettäminen

-epävarmuus toisen osapuolen henkilöllisyydestä

- vahingonkorvausvastuun mahdollinen puuttuminen vahingon sattuessa

- lainsäädäntöön, lääkärin oikeuksiin ja vahingonkorvausvastuuseen liittyvät ongelmat annettaessa sähköpostitse ohjeita maiden rajojen yli.

4.3. Sähköpostitse välitettäväksi soveltuvia aiheita

Sähköpostia ei saa koskaan käyttää päivystys- tai hätätapauksissa. Lisäksi lääkärin tulee aina ohjata potilas vastaanotolle, jos se sähköpostikonsultaation perusteella vaikuttaa tarpeelliselta.

Sähköpostitse välitettäviksi soveltuvia aiheita voivat olla:

- laboratorio- ja muiden tulosten välittäminen potilaalle

- kroonisen taudin tai pitkäaikaisen hoidon seuranta (mm. lääkkeiden uusiminen tai niiden vaihtaminen), kun vastaanotolla käynti ei ole tarpeen. Tällaisia kroonisia tauteja ovat esim. astma, diabetes tai verenpainetauti.

- ohjeiden antaminen ei-kiireellisissä tapauksissa

- terveyden edistäminen

- hallinnolliset asiat kuten vastaanottoajan varaaminen.

5. Käytännön ohjeet

Harkitessaan sähköpostikirjeenvaihdon aloittamista potilaansa kanssa lääkärin tulisi punnita sen tuomat edut ja haitat. Lääkärin tulisi etukäteen keskustella potilaan kanssa sähköpostin oikeasta käytöstä ja pyrkiä yhteisymmärrykseen niistä asioista, joita sähköpostin avulla voidaan välittää. Potilaan tulee myös saada tietoa sähköpostin turvallisuuteen ja tekniikkaan liittyvistä näkökohdista. Potilaan tulisi saada sähköpostin oikeaan käyttöön liittyvät ohjeet kirjallisina (esim. liite 2).

5.1. Sähköpostin lääkäriltä edellyttämät työjärjestelyt

Jos lääkäri käyttää sähköpostia potilaidensa kanssa, hänen tulee varata riittävästi aikaa tähän tarkoitukseen. Työolosuhteiden tulee olla sellaiset, että ne antavat lääkärille mahdollisuuden sähköpostin tehokkaaseen käyttöön.

Lääkärin täytyy määritellä määräaika, jonka kuluessa hän vastaa potilaalta saamaansa sähköpostiin. Lääkärin yksikön ja hänen kanssaan työskentelevien tulee saada lääkärin lupaamasta määräajasta tieto.

Lääkärin täytyy informoida potilasta siinä tapauksessa, että hän ei ole sähköpostilla tavoitettavissa. Mikäli lääkäri luovuttaa sähköpostiin vastaamisvelvoitteen jollekin toiselle lääkärille tai muulle terveydenhuollon ammattilaiselle, hänen on saatava tähän etukäteen potilaan lupa. On etukäteen selkeästi sovittava, miten sähköpostin kanssa menetellään lääkärin ollessa poissa.

Lääkärin tulee laatia tai hyväksyä säännöt sähköpostin käytölle omassa toimintaympäristössään. Sääntöjen tulee sisältää näiden ohjeiden pääkohdat sekä tarvittaessa omaan vastaanottotoimintaan sovelletut paikalliset ohjeet.

Lääkärin on syytä harkita missä muodossa hän antaa tietoja omista säännöistään sähköpostin käsittelyssä ja siihen vastaamisessa. Tieto voidaan antaa kirjallisesti tai sähköisessä muodossa niille tahoille, jotka tätä tietoa tarvitsevat, kuten potilaille, lääkärin kanssa työskentelevälle henkilökunnalle ja yksikölle jossa lääkäri työskentelee.

Muistilista sähköpostikirjeenvaihtoa varten on esitetty liitteessä 1.

5.2. Välineet

Ennen sähköpostipalvelujen aloittamista lääkärin täytyy varmistua siitä, että hänen laitteensa, ohjelmansa ja verkkoyhteytensä toimivat luotettavasti. Sekä laitteet että ohjelmat tulee pitää ajan tasalla, erityisesti virussuojaus on tärkeä.

Sähköpostiohjelmaa valittaessa on tärkeää, että ohjelma:

- ilmoittaa kun viesti on lähetetty

- ilmoittaa kun viesti on avattu

- käyttää salaustekniikkaa tiedon välityksessä

- tallentaa lokimerkinnät.

5.3. Sähköposti potilasasiakirjan osana

Lääkärin ja potilaan välinen sähköposti on osa potilaskertomusta. Sillä on oikeudellista merkitystä ja sitä tulee käsitellä potilasasiakirjojen käsittelyyn kuuluvien määräysten mukaisesti. Sähköpostista on oltava luotettavalla tavalla otetut varmuuskopiot.

Sähköposti ei eroa muulla tavalla tapahtuneesta potilaan ja lääkärin välisestä vuorovaikutuksesta. Lääkärin vastuu hoidosta on sama kuin muunkinlaisessa lääkäri-potilassuhteessa.

5.4. Yksityisyys ja luottamuksellisuus

Lääkärin ja potilaan välinen sähköposti on yhtä luottamuksellista tietoa kuin muukin lääkärin ammatissaan saama tieto, ja lääkäri on osaltaan vastuussa tiedon pysymisestä luottamuksellisena.

Sähköpostia varten on oltava oma määritelty sähköpostiosoitteensa. Käyttäjän nimet ja salasanat on pidettävä salassa. Potilaan kanssa käytyyn kirjeenvaihtoon käytettävä tietokone on sijoitettava siten, että näyttöruutu ei ole muiden kuin siihen vastaavan lääkärin nähtävissä. Mikäli lääkäri joutuu poistumaan huoneesta, hänen tulee sulkea ohjelma tai käyttää salasanalla suojattua näytönsäästäjää. Mikäli sähköposti tulostetaan, paperitulostetta on käsiteltävä samoin kuin mitä tahansa potilasasiakirjaa.

Sähköpostin käyttämä palvelin on sijoitettava turvalliseen paikkaan, johon vain luvan saaneella henkilöllä on pääsy, jota tulee valvoa.

Kaikkien osapuolten on tiedettävä, että sähköpostia ei voi täydellisesti suojata. Suojauksen lisäämiseen tähtäävistä toimista on keskusteltava potilaan ja muiden osapuolten kanssa.

5.5 Osapuolten tunnistaminen

Osapuolten tunnistamiseksi lääkärin ja potilaan tulee käyttää määriteltyjä sähköpostiosoitteita aina kun mahdollista. Lääkärin tulee voida olla varma, että potilaan sähköpostiosoitteeseen lähetetty viesti on vain potilaan luettavissa. Määritelty sähköpostiosoite ei kuitenkaan takaa käyttäjän henkilöllisyyttä. Lääkäri ei voi olla vastuussa siitä, että potilaan sähköpostin lukee joku toinen kuin potilas itse.

Sähköisiä tunnistusjärjestelmiä, kuten sähköistä allekirjoitusta, tulee käyttää lääkärin ja potilaan tunnistamiseen aina kun mahdollista. On suositeltavaa, että sähköpostia ei käytetä jos jommallakummalla osapuolella, lääkärillä tai potilaalla on epäilyksiä toisen henkilöllisyydestä.

5.6. Sähköpostin tyyli ja sisältö

5.6.1. Lääkäri

Kuten muussakin vuorovaikutuksessa potilaan kanssa, lääkärin tulee varoa kaikkea väärinymmärtämistä. Lääkärin ei tule käyttää ammattislangia. Kaikkien lausuntojen tulee olla asiaankuuluvia ja ne tulee esittää neutraalissa sävyssä. Viestin asiaotsikon tulee ilmaista neutraalissa sävyssä mistä on kysymys. Vastaus on hyvä liittää kysymyksen yläpuolelle asiayhteyden selventämiseksi.

Lääkärin lähettämän viestin tulee sisältää seuraavat tiedot:

- lääkärin nimi tai muu tunnistetieto

- vastaanottoajan varaamismenettely

-vastaanottoon liittyvät tiedot (osoite, puhelinnumero, telefaksi) ja vastaanottoajat

5.6.2. Potilas

Potilaan lähettämän sähköpostiviestin tulee sisältää seuraavat tiedot:

- nimi tai muu tunnistetieto

- yhteystiedot mikäli lääkäri haluaa yhteyttä potilaaseen nopeasti - muut asiaan liittyvät tiedot.

5.7. Laskutus ja korvaus

Sähköpostin välityksellä tapahtuvaa lääkärin ja potilaan vuorovaikutusta on sairausvakuutuskorvausten suhteen pidettävä samassa asemassa kuin muitakin terveyspalveluja. Laskutus voi tapahtua sähköisesti tai muilla tavoin ja sen tulee noudattaa kansallisia lakeja ja säännöksiä.

Lääkärin tulee informoida potilasta etukäteen sähköpostikirjeenvaihdon hinnoista ja miten potilas voi saada maksuistaan korvauksen.